PANDUAN PENGGUNARisalah Catatan Serah Terima: Penamaan, Versi, dan Masa Simpan
Ketika pertama kali membuka kumpulan catatan serah terima, pertanyaan yang paling sering muncul biasanya sederhana: apa yang sebenarnya tercatat di dalamnya, dan bagaimana cara menemukannya kembali kalau sudah lama tidak dibuka? Risalah ini disusun untuk menjawab hal itu secara tertib. Setiap dokumen serah terima di arsip ONGTOTO diperlakukan sebagai berkas administratif: ia punya nama, nomor versi, tanggal pencatatan, dan keterangan masa simpan. Tidak ada uraian tentang hasil putaran atau peluang di sini, karena fokusnya murni pada penyimpanan dan penelusuran dokumen.
Pola Penamaan Berkas
Nama berkas serah terima dibentuk dari tiga bagian: kode jenis dokumen, tanggal pencatatan dalam format tahun-bulan-hari, dan nomor urut harian. Pola ini membuat berkas bisa diurutkan tanpa membuka isinya.
Penomoran Versi
Setiap kali sebuah catatan serah terima dicatat ulang karena ada perbaikan keterangan, nomor versinya naik satu. Versi lama tidak dibuang; ia tetap tersimpan sebagai rujukan perbandingan.
Hal yang perlu diperiksa
- Nama berkas serah terima memuat tanggal pencatatan dan kode urut.
- Nomor versi naik setiap kali ada salinan yang dicatat ulang.
- Masa simpan tercantum di kepala dokumen, bukan di lampiran.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.
