PANDUAN PENGGUNARisalah Struktur Folder Arsip Dokumen
Banyak pembaca yang baru pertama kali membuka arsip bertanya-tanya: kenapa susunan folder harus diatur, dan dengan cara apa satu dokumen bisa ditemukan kembali? Sebagai risalah resmi, halaman ini menjelaskan hal tersebut secara runut. Tiap direktori punya nama, lapisan, serta pedoman penempatan tersendiri. Penjelasan setiap komponen tersedia di bagian berikut, jadi kamu bisa menyimaknya langsung tanpa menduga-duga.
Folder Induk
Folder induk adalah tingkat teratas dalam arsip ini. Namanya mencerminkan kelompok besar dokumen, misalnya risalah, kebijakan, atau catatan kontak. Setiap folder induk hanya boleh berisi subfolder dan berkas yang sesuai kelompoknya.
Subfolder Bertingkat
Subfolder dibuat untuk memisahkan dokumen berdasarkan tahun, jenis, atau status. Penomoran tingkat dipakai agar urutan tidak tertukar saat penelusuran. Kedalaman maksimum ditetapkan supaya jalur tidak terlalu panjang.
Hal yang perlu diperiksa
- Nama tiap folder induk disesuaikan dengan kategori dokumen yang ditampungnya.
- Subfolder memakai penomoran tingkat agar urutan tidak tertukar.
- Nama berkas memuat tanggal simpan dan nomor versi.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.