PANDUAN PENGGUNARisalah Label Dokumen: Penamaan, Versi, dan Penelusurannya
Pertanyaan yang paling sering diajukan pembaca baru tentang label dokumen adalah: apa sebenarnya yang tertulis pada label, mengapa satu berkas punya beberapa versi, dan bagaimana label itu membantu menemukan dokumen kembali? Risalah ini menjawabnya secara tertib, mulai dari unsur wajib label, aturan penyingkatan, penomoran versi, hingga kaitannya dengan masa simpan dan indeks penelusuran.
Unsur Wajib Label
Setiap label memuat jenis dokumen, nomor urut, tanggal masuk, dan penanda versi. Empat unsur ini yang membuat satu berkas dapat dibedakan dari berkas lain meski judulnya mirip.
Aturan Penyingkatan
Nama panjang diringkas dengan pola tetap agar tidak melebar. Singkatan yang dipakai konsisten antar dokumen, sehingga penelusuran lewat potongan nama tetap dapat diandalkan.
Hal yang perlu diperiksa
- Kenali unsur wajib label: jenis, nomor, tanggal, dan versi.
- Periksa penomoran versi sebelum mengutip isi dokumen.
- Cocokkan label dengan indeks arsip agar penelusuran tepat.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.