PANDUAN PENGGUNARisalah Format Berkas: Aturan Penamaan dan Versi
Bagi pembaca yang baru mengenal arsip ini, tiga hal tentang berkas sering menimbulkan tanda tanya: alasan nama berkas wajib mengikuti pola baku, perbedaan antara nomor versi dan nomor urut, serta cara melacak kembali dokumen lama yang telah tersimpan lama. Risalah ini membahas ketiganya secara berurutan, dimulai dari ketentuan penamaan, tata cara penomoran versi, lama penyimpanan, sampai langkah penelusuran mandiri melalui indeks arsip.
Pola Nama Baku
Nama berkas disusun dari tiga unsur: kode kategori, tanggal penyimpanan, dan nomor urut. Urutan ini tidak boleh ditukar agar penelusuran tetap konsisten.
Penomoran Versi
Setiap perubahan isi melahirkan versi baru dengan nomor lebih tinggi. Versi lama tidak dihapus, melainkan tetap disimpan sebagai rujukan perbandingan.
Hal yang perlu diperiksa
- Nama berkas memakai pola baku: kategori, tanggal, nomor urut.
- Setiap revisi menaikkan nomor versi tanpa menghapus versi lama.
- Masa simpan tercatat sejak tanggal penyimpanan dokumen.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.