PANDUAN PENGGUNARisalah Arsip Luring dan Penelusuran Dokumen
Risalah Arsip Luring ini menjawab pertanyaan yang paling sering muncul saat kamu mencari berkas yang sudah tidak tampak di daftar utama: ke mana dokumen itu pergi, bagaimana namanya dibakukan, nomor versi apa yang melekat, berapa lama ia disimpan, dan lewat cara apa kamu bisa menemukannya kembali. Semua keterangan di sini bersifat administratif dan tertib, bukan petunjuk operasional.
Penamaan Baku
Setiap berkas menerima nama baku yang menggabungkan jenis dokumen, tanggal penetapan, dan kode ruang simpan. Nama ini tidak berubah meski isi dokumen diperbarui.
Nomor Versi
Perubahan isi dokumen dicatat sebagai versi baru dengan nomor urut. Versi lama tidak dihapus, melainkan ditandai sebagai versi terdahulu agar perbandingan tetap mungkin dilakukan.
Hal yang perlu diperiksa
- Nama berkas dibakukan sebelum disimpan ke arsip luring.
- Nomor versi dicatat setiap kali dokumen diperbarui.
- Lama penyimpanan diatur menurut kategori dokumen, tidak satu aturan untuk semua.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.