PANDUAN PENGGUNARisalah Pemulihan Berkas: Penamaan, Versi, dan Penelusuran
Banyak pembaca yang baru pertama kali menelusuri arsip bertanya-tanya, ke mana jejak sebuah berkas pergi setelah namanya hilang dari daftar utama. Halaman ini disusun untuk menjawab pertanyaan tersebut secara runut, dimulai dari cara berkas dinamai, pemberian nomor versi, penetapan berapa lama dokumen disimpan, sampai cara melacaknya ketika sudah dialihkan ke penanda arsip. Semua penjelasan di sini bersifat administratif, bukan petunjuk teknis operasional.
Aturan Penamaan
Nama berkas dibentuk dari kode topik, tanggal pencatatan, dan nomor urut. Tujuannya agar satu berkas tidak tertukar dengan berkas lain yang mirip.
Penomoran Versi
Setiap kali berkas dicatat ulang, nomor versinya bertambah. Versi lama tidak dihapus, melainkan ditandai sebagai salinan terdahulu yang masih dapat ditelusuri.
Hal yang perlu diperiksa
- Nama berkas memuat kode topik, tanggal, dan nomor urut.
- Setiap salinan memperoleh penanda versi yang berbeda.
- Masa simpan ditetapkan sebelum berkas dilepas ke arsip.
Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.