ONGTOTO — Berapa Lama Sebuah Dokumen Bertahan di Arsip dan Sampai Kapan Ia Berlaku

Risalah Masa Simpan Dokumen dan Berkas Arsip

Pertanyaan yang paling sering diajukan pembaca baru tentang masa simpan adalah: berapa lama sebenarnya sebuah berkas disimpan, apa yang terjadi setelah rentang itu habis, dan apakah dokumen lama masih bisa ditemukan kembali? Risalah ini menjawabnya secara tertib, mulai dari penandaan tanggal simpan, penetapan rentang berlaku, peninjauan berkala, hingga jalur penelusuran dokumen yang sudah melewati masa simpannya.

Tanggal Masuk Arsip

Setiap berkas menerima penanda tanggal saat pertama kali disimpan. Tanggal ini menjadi titik awal perhitungan masa simpan dan tidak berubah meski dokumen diperbarui.

Rentang Berlaku

Rentang berlaku ditetapkan berdasarkan jenis dokumen. Dokumen administratif umumnya berjangka lebih panjang daripada catatan harian yang bersifat sementara.

Hal yang perlu diperiksa

• Tanggal simpan dicatat saat berkas pertama kali masuk arsip.
• Rentang berlaku ditetapkan per jenis dokumen, bukan per berkas.
• Peninjauan ulang dilakukan sebelum masa simpan berakhir.

Jika masih ada yang belum jelas, tanyakan langsung kepada penyelenggara layanan tujuan sebelum melanjutkan. Informasi pada banner adalah materi promosi; ketentuan tertulis pada layanan tujuan tetap perlu dibaca.